Ref. Styrelsemöte 499, Jan -23

Valberedningen deltar i styrelsemötet på första punkten

Styrelsens tog i höstas fram ett förslag till valberedningen om tankar kring arbetssätt för styrelsearbete mm och nu kunde valberedningen delta i styrelsemötet för att ta del av underlaget. Bifogar en reviderad version av underlaget för er som är intresserade att läsa. se nedan

GDPR / Digitaliseringsprojektet

Förslaget till GDPR-policyn presenterades och antogs. Kallelsen skickas ut som tidigare per post till fastighetsägarna två veckors innan stämman. Beslutades att kallelsen inte läggs ut på hemsidan, den kan innehålla personuppgifter, den kommer att läggas in i dokumentarkivet på den nya hemsidan med tillgång endast för styrelsen. Medlem kan begära att få kallelse och protokoll skickade till sig via e-post.

Uthyrning av lokaler

Beslutades att att skjuta upp hyreshöjning för Föreningsgården och Gamla Konsum, vilket beslutades i  oktober 2022, tills digitalt bokningssystem och digitala lås införs.

Ekonomi

Ordf. och kassör träffar banken i januari för att diskutera förutsättningarna för lån till Båtstigens brygga att ha som till underlag till stämmo handlingarna. 

Hyresgäster och hyresfastigheter

Hyresavtalen för lägenhet 1 och 9 är uppsagda till omförhandling.

I kontakt med kommunen ang.regler för centrumanläggningen, Torget, för alla lokaler gäller att de kan erbjudas både till boende eller affärsverksamhet, Styrelsen har varit i kontakt med kommunen och det är klart att koppla på ytterligare en toalett till det befintliga avloppssystemet från lägenhet nr 6 utan extra kostnad.

 Vägar

Träff i Årsta Havsbad  med rep. från kommunens VA-avdelning angående de ytligt liggande vägventilerna. Arbetet påbörjades 4 januari 2023. Kommunens plan är att först se till att snöröjning kan utföras problemfritt med början på våra större vägar. I fas 2 kommer alla ventiler att sänkas för att möjliggöra att vi kan  hyvla våra vägar.

Styrelsen kräver en skriftlig tidsplan för arbetet av Haninge Kommun.

Dagvatten

Det dagvatten som rinner ut på Sven Wallanders väg ska nu pumpas på vatten. Tidigare beslut att göra en pumpgrop o pumpa bort vatten vid de tillfällen det blir översvämning har ändrats. Gubbsen spräcker berget med snigeldynamit och leder bort vattnet. Arbetet utförs vid varmare väder.

Mark och Park

Arbete pågår med att rensa sly i skogsgläntorna och några träd har tagits ner som utgör en fallrisk efter den senaste blåsten.

Bryggor

Arbetet med att ta fram ett överenskommelse med HBS pågår. Ett förslag är skickat och styrelsen inväntar synpunkter. 

HBS är inbjudna till styrelsemötet i februari för ett första möte där bl.a senaste bryggbesiktningsprotokollet ska gås igenom.

Byggnader

Byggnadsbesiktning med JA’s Byggtjänster i Stockholm AB gjordes i december.

Elanläggningar 

Elavtalen för pumphusen nr 2, 6, 7 och 9 är nu uppsagda enligt beslut i november.

Information

Inga ansökningar till redaktör eller layout för Havsbladet har inkommit.

 

Kallelse till 2023 årsstämma

Arbete med kallelsen fortgår. Ett förslag till  utformningen av kallelsen föreligger.

 

Lokal för stämman

Vi har kontaktat stort antal uthyrare från Södermalm till Haninge både via mail och ett otal telefonsamtal och inte lyckats få tag i någon lokal som fungerar när det gäller öppettider och en för oss nödvändig lång framförhållning för bokning. 

Det stämmobeslut som finns att alternera möten mellan Haninge och Åsö gymnasium fungerar inte. De hyr ut endast fram till kl. 21.30 och bokningen är endast möjlig att göra tidigast i slutet av februari och deras egna möten har företräde.

Den lokal som är bokad och tillgänglig är Fredrika Bremergymnasiet i Haninge.

Om någon av er har tips för framtiden på en bra lokal som kan bokas vid årsskiftet, tar minst 200 personer, rimlig hyra, öppet till från 17.00- 22.30 och ligger mellan Haninge och Södermalm och har buss eller T-bana och parkering i närheten tas det tacksamt emot!

 

Tillägg  Den 19 januari utfördes en inspektion av Skogsstyrelsen i bl.a. Badparken, Karlslund och delar av  vårt skogsområde.  I tätortsnära skogar kan hyggesfritt skogsbruk vara ett alternativ för att bibehålla rekreationsvärden. Den här typen av rådgivning är gratis.Tallarna blir uppemot 800 år gamla!

Vi har fått tips på hur vi ska sköta det vi har, bedömning av eventuell fallrisk på träd och samtidigt hur vi ska ta tillvara på föryngringen av främst tallbeståndet.

En mycket försiktig gallring av några enstaka träd, främst björk, kan göras i badparken, för att de  unga tallarna ska få ljus på kronan.

 

Styrelsens förslag till valberedningen

Baserat på våra erfarenheter av styrelsearbetet. Tidsåtgången är en uppskattning - mer jobb under våren än på hösten och om en ny roll inrättas för sekreterare torde antalet timmar minska rejält för flera i styrelsen. 

Ordförande

10-30 tim/vecka med nuvarande organisation

Arbetsledare, lönesamtal, mötesledare, kontakter med kommun och myndigheter, sammankallande till verksamhetsmöten, samverkansmöten med kommunen, GDPR ansvarig

Vice ordförande

5 - tim/vecka + timmar för ansvarsområde

Stand in för ordförande och sekreterare vid sjukdom/frånvaro

Bollplank till ordföranden

GDPR ansvarig

Förslag på en ny sekreterarroll

Sekreterare/admin, ledamot i styrelsen alt. adjungerad 

Vi föreslår en timanställd sekreterare/administratör för att minska arbetstiden för övriga styrelsen; 

Svarar/fördelar alla inkommande ärenden, telefon o mail, från medlemmar.

Bemannar styrelse telefonen på dagtid. Posthantering. Administrativ service till styrelse och gubbs. Informationsansvarig, hemsida och anslagstavlor. Bevakning av avtal och upphandlings behov. Hantera medlemmars parkeringsavtal och parkerings brickor

Skriver protokoll, förberedelser, efterarbete, vid styrelsemöten

Information och kontakt med Lantmäteriet, Villaägarna, REV, SRV, Avarn mfl

Ansvarig för stämmo processen

Rollen ska ingå i AU.

Kassör

10-15 tim/vecka

Budget, resultatuppföljning, tidsredovisning, fakturor

Ekonomiutbildad i någon form

Underhållsplan

Övriga ledamöter med ansvarsområden

25-50 timmar per år + möten

Föreslår att ledamöterna delar på ansvarsområden vilket minskar sårbarheten, fungera som bollplank till varandra och sprida kunskaper i gruppen.

Förmåga att driva ett ärende inom sitt ansvarsområde muntligt och skriftligt

Beställa och prioritera arbete hos Gubbsen

Köpa/upphandla externa tjänster vid behov

Utveckla och ajourhålla utvecklingen inom sitt ansvarsområde

Styrelsemedlem 

Egen mobiltelefon, dator och ev.  krävs skrivare  - Internet

Ingen milersättning vid styrelsemöten

För en nyckelroll är det svårt att vara yrkesaktiv; möjligen deltid / därav behov av utökad sek/adm roll

Från januari och inför stämman är det mer arbete än vanligt

Ingen förtäring utom kaffe erbjuds på möten/sammankomster

1 styrelsemöte i månaden

1 arbetsdag inför stämman

1/2 dag för informationsträffar med styrelse, adjungerad och anställda

AU-möten vid behov

Ha möjlighet att frigöra 1-2 dagar för kurs

 

Samlat kompetensbehov inom styrelsen

Kunskap om förenings- och styrelsearbete

Läsa in sig på olika frågor snabbt

Kunnig i/eller få utbildning i anläggningsbeslut, samfällighetslagen

Kunna ha kontakter med myndigheter muntligt och skriftligt

Kunskap om att söka tillstånd, skrivelser, remisser

Kunskaper om bygglov, tillstånd och vad som gäller i Årsta havsbad

Hantera klagomål på telefon och mail 

Konflikthantering och stöd

Arbetsledning till våra anställda

IT kompetens - GDPR

Skriven av Styrelsen

Kategori: Styrelse info

Publicerad 23 januari 2023

Senast uppdaterad 23 januari 2023